CONJUNTO INMOBILIARIO CITY PLAZA P.H.

POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

Teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 1581 de 2012 regulada por el Decreto 1377 de 2013, por medio del cual se regula  el régimen de protección de datos personales en Colombia, el CONJUNTO INMOBILIARIO CITY PLAZA P.H. en su calidad de Responsable de Tratamiento de Datos Personales, establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales,  la cual contiene  las condiciones bajo las cuales la copropiedad  protege los datos personales de los titulares que hacen parte de nuestras bases de datos.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, las siguientes son las definiciones utilizadas en la norma y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales:

1. a) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. b) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. c) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. d) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5. e) RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. f) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7. g) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

En virtud de la autorización que usted brinda como titular de sus datos personales para su  Tratamiento por parte del Centro Comercial, está facultando expresamente a dicha copropiedad para recolectar, transferir, almacenar, intercambiar, usar, circular, suprimir, procesar, compartir, actualizar toda la información y datos personales, con las siguientes finalidades:

1. Adelantar todas las gestiones necesarias para el proceso de selección, evaluación, inicio, desarrollo o culminación de cualquier relación contractual, comercial, laboral, comercial, civil o de cualquier tipo que surja o pueda surgir con clientes, proveedores, empleados, copropietarios, arrendatarios, visitantes y terceros de la copropiedad.

1. Para la debida atención y su posterior notificación de actividades, solicitudes, quejas y reclamos, demandas y contestaciones.

• Promocionar actividades de los servicios prestados y relacionados con la copropiedad por medio del envió de correspondencia y publicaciones.

1. Para efectuar él envió de información por cualquier medio.

1. Para dar cumplimiento de los requerimientos efectuado por cualquier ente competente cuando sean requeridos, en cumplimiento de las normar vigentes.

1. Dar a conocer o transferir los datos personales o información parcial o total del Titular del dato a los Encargados de Datos Personales y a terceros que asisten a la copropiedad en razón al desempeño de sus funciones.

• En lo que corresponde a los Titulares que ostenten la calidad de empleados tanto actuales como inactivos de la copropiedad, administrar, recolectar, almacenar, guardar y registrar toda la información necesaria y requerida para el desarrollo de la relación laboral tanto vigente como de los exempleados, en cumplimiento a lo regulado en la normatividad laboral.

• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por la copropiedad con la finalidad de evaluar la calidad del servicio.

1. Para efectuar investigaciones, inspecciones, y búsquedas con fines estadísticos y de control.

1. Administrar la información necesaria para dar cumplimiento con todas las exigencias tanto en el ámbito legal, como en materia tributaria, contable y de registros comerciales y corporativos de la copropiedad.

1. Para velar por el funcionamiento de las instalaciones, y por la seguridad y vigilancia de las personas, los bienes de la copropiedad

• Notificaciones de actividades, promociones, ofertas y lanzamientos.

• Inscripción y registro en Programas de fidelización

• Soporte en procesos de auditoría.

1. Realizar seguimiento a controles y fines estadísticos.

• Envío de información publicitaria por cualquier medio.

• Para Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre la copropiedad y el Titular.

Con fundamento en  la finalidad de la presente política de tratamiento de datos personales, tanto la copropiedad como sus Encargados del Tratamiento de Datos Personales podrán y se encuentran autorizados para realizar las siguientes gestiones: Recolectar, almacenar, usar, suprimir, procesar, intercambiar, actualizar, copiar, reproducir, transmitir, transferir y disponer de todos los datos de propiedad de los titulares de datos personales, de los cuales se cuente con su respectiva autorización para su tratamiento, de acuerdo a la presente Política de Tratamiento de Datos personales. Además, podrán desarrollar cualquier tipo de verificación, validación, análisis, comparación e investigación con la información del titular de los datos que se consulte de acuerdo a los parámetros legales en las centrales de riesgo crediticio.

Los derechos de los Titulares de Datos Personales que hayan autorizado su tratamiento a la copropiedad son los previstos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, pero especialmente son:

1. Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales (completos, parciales, inexactos, no autorizados) en cualquier momento frente a la copropiedad o encargados del tratamiento de datos bajo los términos de la enunciada ley.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la copropiedad, así como la corrección o actualización de sus datos.

• Ser informado por la copropiedad o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

1. Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
2. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento la copropiedad o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

1. a) En caso de que una ley autorice u obligue la recolección y el tratamiento de ese dato personal, para fines históricos, científicos o estadísticos.
2. b) En caso de que los datos solicitados se enmarquen dentro del concepto de dato público.
3. c) En caso de presentarse situaciones de grave emergencia médica o sanitaria.
4. d) En caso de que la información sea solicitada por una autoridad autorizada legalmente para tal fin.

• En caso de que desee ser retirado de las bases de datos de la copropiedad o requiera realizar consultas o reclamos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización: Deberá expresar su deseo de manera escrita, al correo electrónico: comunicaciones@cityplazacc.com o de manera física a la dirección de la copropiedad en la Calle 36 D Sur # 27ª- 105 Loma del Escobero, de la ciudad de Envigado.

TRÁMITE: Cualquiera de las anteriores solicitudes, deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre completo del titular del dato personal. En caso de que se actúe por medio de apoderado, se deberán incluir sus datos y adjuntar a la solicitud el poder respectivo debidamente autenticado ante Notaria.
2. Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del dato, razonablemente sustentada.

• Indicación de la dirección física y/o electrónica para efectos de notificaciones al respecto.

1. Documentos, anexos o pruebas que soporten la respectiva solicitud.

Firma del solicitante.

En caso de que la solicitud no cumpla con alguno de estos requisitos, la copropiedad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud informará de manera escrita dicha situación al solicitante con el fin de que proceda a corregir o complementar según lo solicitado, y así proceder a dar una respuesta de fondo por parte de la copropiedad. Pasados dos (2) meses sin que el solicitante subsane lo indicado, la solicitud se entenderá automáticamente como desistida. Una vez recibida la respectiva solicitud, se radicará con fecha y hora de presentación, y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012. De acuerdo con la ley se dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta, y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se responderá cuando se verifique que la copropiedad no cuenta en sus bases de datos con datos personales del solicitante que le permita interponer dichas solicitudes.

Tenga en cuenta que si es su intención interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para hacer valer sus derechos relacionados con el régimen de protección de datos personales, previamente como requisito de procedibilidad, deberá agotar ante la copropiedad el trámite descrito anteriormente.  

Para que la copropiedad pueda tratar sus datos personales, deberá contar con la respectiva autorización previa, informada y expresa del titular, la cual podrá ser  obtenida por cualquier medio, que puede ser  verbal (dejando su constancia), escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, entendiéndose que dicha autorización se brinda al  suministrar sus datos en nuestras oficinas, sedes, eventos y/o en la página web y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.

Cualquier cambio que sea realizado a nuestra Política de Tratamiento de Datos personales será previamente informada y publicada mediante un aviso antes de la aplicación de los cambios efectuados, y entrarán en vigencia automáticamente cinco (5) días calendario después de la aparición del aviso. 

La copropiedad entiende que los datos personales son propiedad de sus titulares y por lo tanto, solo ellos tienen la potestad legal para decidir sobre el uso y tratamiento brindado a los mismos. En consecuencia, la copropiedad., solo podrá hacer uso para aquellas finalidades descritas en su Política de Tratamiento de Datos Personales, y para los que ha sido facultad en los términos de le ley.

Unido a lo anterior, la copropiedad deberá cumplir con los siguientes deberes:

1. a) Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. b) Obtener por cualquier medio idóneo las autorizaciones de los titulares para el tratamiento de sus datos personales, conservando prueba de la misma.
3. c) Informar con claridad y por medios idóneos las finalidades para las cuales realiza recolección de datos personales.
4. d) Informar a los titulares de los datos, que es potestativo suministrar sus datos personales, excepto en los casos que por ley sean obligatorios.
5. e) Informar a los titulares los derechos que le asisten sobre sus datos personales, y garantizar el efectivo ejercicio de los mismos.
6. f)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. g)  Informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, y exigir lo mismo a sus encargados de la información.
8. h) Proveer medidas o barreras de seguridad que impidan deterioro, pérdida o filtración de la información personal almacenada en sus bases de de datos.
9. i) Entregar a cada encargado, información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y que cuente con la respectiva autorización de su titular.
10. j) Tramitar las consultas, quejas reclamos y solicitudes formulados en los términos del presente instructivo y de acuerdo a ley.
11. p) Adoptar un sistema para dar cumplimiento al régimen de protección de datos personales.
12. r) Atender, a solicitud del Titular, cualquier información relacionada con el tratamiento de sus datos personales.
13. s) Dar aviso oportuno a las autoridades competentes sobe violaciones o riesgos que puedan sufrir los datos personales.
14. t) Cumplir con la normativa vigente sobre protección de datos personales y con las indicaciones dadas por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier autoridad facultada para tal fin.

La copropiedad podrá tener Las bases de datos por un periodo de vigencia indefinido. Esto en el caso de que siga subsistiendo la copropiedad como tal, y que además se esté desarrollando el objeto social de la misma. En todo caso este término no será inferior a (50) años.

En caso de que se ingresen y almacenen datos de un menor de edad, se deberá contar con el expreso consentimiento de su representante legal, quien además tendrá la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos del menor al cual representa.

Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes:

De acuerdo a lo estipulado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, o que dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumpliendo con estos requisitos se podrá brindar la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales, teniendo en cuenta la opinión del menor respecto a dicha autorización respetando los derechos fundamentales.

Teniendo en cuenta el régimen jurídico “se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.  Respecto a estos datos, la copropiedad deberá emplear medidas de seguridad que garanticen su custodia e informar a los titulares la finalidad para la cual se recolectan tales datos.

La administración.